(Der Beitrag von Rechtsanwältin Johanna Thoelke wurde auf dem Agenturenblog Sputnika am 21.03.2013 veröffentlicht.)
Zunächst sollte geklärt werden, welche Punkte überhaupt geregelt werden müssen. Viele Verträge kranken daran, dass es einen riesigen Wust an Regelungen gibt, die keine Relevanz haben und die wirklich wichtigen daneben untergehen oder gar nicht vorhanden sind. Im Folgenden habe ich die Punkte, die für Agenturen in der Auftragsbearbeitung häufig eine Rolle spielen, zusammengefasst. Diese Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da je nach Art des Auftrags weitere Punkte hinzukommen können.
1.Leistungsbeschreibung
In der Leistungsbeschreibung wird geregelt, was der Kunde zu welchem Zeitpunkt verlangen kann. Im Kreativbereich gliedert sich die Hauptleistung in der Regel in zwei Teile, nämlich in die Herstellung des Werks und in die Einräumung der Nutzungsrechte daran. Die Leistungsbeschreibung ist vor allem im Rahmen der Vertragserfüllung, der Gewährleistung und der Haftung wichtig. Ist der Vertragsgegenstand nicht klar definiert, kann ein störrischer Kunde bei Nichtgefallen die Abnahme verweigern und immer neue Entwürfe verlangen und so die Zahlung des Honorars immer weiter hinauszögern. Wurden einzelne Punkte, zum Beispiel die Schutz- und Eintragungsfähigkeit von Entwürfen, nicht von der Leistung ausgenommen, muss die Agentur dafür haften, obwohl sie für die dafür erforderlichen rechtlichen Recherchen in der Regel weder qualifiziert ist noch bezahlt wird. Wird der Umfang der Nutzungsrechtseinräumung nicht klar definiert, wird der rechtlich nicht bewanderte Auftraggeber das Werk auch ohne böse Absicht unbegrenzt für alle möglichen Zwecke verwenden.
2. Vergütung
Hier wird geregelt, ob pauschal oder nach Stunden vergütet wird, welcher Satz für Mehrarbeit veranschlagt wird und wie mit unvorhergesehenem Mehraufwand und Auslagen umgegangen wird. Ohne ausdrückliche Regelung der Voraussetzungen für Mehraufwand und Auslagen fühlt der Kunde sich häufig überrumpelt und will nicht zahlen.
3. Vorschuß
Soll schon vor Fertigstellung eine Zahlung geleistet werden, muss das vereinbart werden, da die Fälligkeit gesetzlich erst nach Abnahme eintritt. Ein solches Vorgehen empfiehlt sich vor allem bei sehr großen und langwierigen Aufträgen.
4. Zahlungstermin
Hier kann vereinbart werden, zu welchem Termin gezahlt werden muss. Das hat den Vorteil, das Verzug auch ohne gesonderte Mahnung eintritt und ab dem Zahlungstermin Verzugszinsen berechnet werden können.
5. KSK
Wenn Agenturen KSK – pflichtige Leistungen im Auftrag des Kunden erbringen, wird an diesem Punkt der Kunde aufgeklärt, dass er diese an die KSK melden und die Abgabe abführen muss. Da dieser Umstand den Kunden in der Regel nicht bekannt ist, ist die die Agentur im Rahmen ihrer Sorgfaltspflicht verpflichtet, den Kunden darüber aufzuklären.
6. Zuarbeiten des Kunden
Kann die Agentur ihren Auftrag nur erbringen, wenn der Kunde Texte, Bilder und andere Zuarbeiten liefert, wird hier festgelegt, innerhalb welcher Frist dies erfolgen muss und welche Beschaffenheit die Zuarbeit in formeller und rechtlicher Hinsicht haben muss. Der Kunde kann sich durch verzögerte Zuarbeit nicht seiner Zahlungspflicht entziehen und muss einen durch mangelhafte Qualität entstandenen zeitlichen Mehraufwand vergüten.
7. Abnahme
Hier kann man eine Rügefrist vereinbaren und regeln, wann eine Abnahme bei fehlender Mitwirkung des Kunden fingiert wird. Damit wird verhindert, dass sich der Kunde einseitig seiner Zahlungspflicht durch Unterlassen der Abnahme entzieht.
8. Gewährleistung
Hier kann man die Gewährleistung für bestimmte Mängel einschränken. Die Agentur kann dadurch die unbegründete Geltendmachung von Mängeln erschweren.
9. Haftung
In der Haftungsbeschränkung kann man klären, wann und in welchem Umfang die Agentur haftet und wann der Kunde die Agentur vor Schadensansprüchen schützen muss. Damit sichert sich die Agentur vor ausufernden Schadensersatzansprüchen ab und regelt zugleich, dass sie nicht auf Schäden, die durch rechtlich mangelhafte Zuarbeiten des Kunden entstehen, sitzen bleibt.
10. Verlust von Unterlagen
Diese Regelung klärt, wie man mit dem Verlust von Unterlagen auf dem Transport zwischen Kunden und Agentur umgeht. Häufig wünscht der Kunde den Versand in einer bestimmten Form oder an einen Ort seiner Wahl. Gehen die Dokumente, Dateien usw. auf diesem Weg verloren, muss geklärt sein, ob die Agentur auf ihre Kosten nachliefern und ein eventuelles Fristversäumnis vertreten muss oder nicht.
11. Verjährung
Die gesetzliche Verjährungsfrist kann bei Unternehmen verkürzt werden. Die Agentur hat bei einer kürzeren Verjährungsfrist früher Rechtssicherheit und ein geringeres Prozessrisiko.
12. Vertragsänderungen
Hier wird geregelt, ob und wie der schriftliche Ursprungsvertrag ergänzt und geändert werden kann. Gerade bei längeren Auftragsbearbeitungen kommt es vor, dass im laufenden Vertragsverhältnis immer wieder neue, in der Regel mündliche Vereinbarungen hinzukommen. Kommt es zum Streitfall und diese Ergänzungen sind nicht dokumentiert oder deren Inhalt streitig, kann es durch Beweisschwierigkeiten zu aufwendigen und kostspieligen Prozessen kommen.